Welche Dokumente spielen eine Rolle?

80% der Unternehmensdokumente sind in den meisten Fällen unwichtig.
Lediglich 20% der vorhandenen Dokumente spielen eine wichtige Rolle.

Lernen Sie in 15 Minuten wie Sie 30% Ihres täglichen Papieraufkommens vermeiden können.

Torben Bues

Geschäftsführer, TBCS IT GmbH

Wie viel Papier benutzen Sie jeden Tag, jede Woche, jeden Monat und jedes Jahr? Was genau spielt Papier eigentlich für eine Rolle in Ihrem Unternehmen oder auch Privat? Wir haben ein Konzept entwickelt, mit dem wir in der Lage sind, all Ihre Dokumente zu digitalisieren und jederzeit von jedem beliebigen Ort aus verfügbar zu machen. Dies schließt tägliche Dokumente wie Rechnungen, Angebote und Lieferscheine mit ein, als auch Verträge, Dokumentationen und Bilder sowie Videos. Stellen Sie sich also vor, Sie hätten alle relevanten Dokumente und Daten Ihres Unternehmens kompakt in einem sicheren Ort und sparen mit weniger Papierdokumenten kostbare Zeit und Geld.

Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf und vereinbaren Sie einen Termin für eine kostenlose DEMO-Vorführung von M-Files®.

10 gute Gründe, die für M-Files® sprechen

  •  Bedienung über den Windows Explorer
  •  Benutzerdefinierte Berechtigungen
  •  Sicherungen von älteren Dokumentenversionen
  •  Gemeinsames Arbeiten an einem Dokument ohne Duplikate
  •  Überblick über miteinander verbundene Dokumente

  •  Mobiler Zugriff auf alle Dokumente
  •  Scan- und OCR-Funktion zur Aufnahme gedruckter Dokumente
  •  Add-In-Funktion für Microsoft Office®
  •  Freigabe für Dritte problemlos und ohne Risiko
  •  Offline-Funktion auf jedem Gerät

1. Praxisbeispiel: M-Files® unterstützt Sie bei der monatlichen Buchführung!

M-Files unterstützt den Mandanten bei der Buchführung.

Pierre Aselmeyer

Geschäftsführer, Zelmer & Aselmeyer Steuerberatungsgesellschaft mbH

M-Files®Konformität

Prozessabläufe müssen stets unkompliziert und rechtskonform sein, daher hilft Ihnen M-Files dies umzusetzen, in dem es die Dokumente organisiert und verwaltet. So haben Sie immer eine Übersicht über die wichtigsten Qualitätsdokumente und können sie jederzeit den entsprechenden Personen zu kommen lassen, falls sie benötigt werden. Sei es in Bezug auf ISO 9001 oder GoBD.

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Check-Out und Check-In

Mit M-Files arbeitet jeder Benutzer mit ein und demselben Dokument. Das heißt, es gibt keine Duplikate mehr, sondern es wird nur ein Dokument bearbeitet und gespeichert. Außerdem können mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Zudem wird jede ältere Version eines Dokuments gesichert, sodass eine Vorgängerversion problemlos wiederhergestellt werden kann.

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Schnelle Suche

Die Suche erfolgt anhand von Kriterien, die eigenständig für ein Dokument festgelegt werden können. Außerdem erfasst M-Files ebenso den Inhalt eines Dokuments, damit dieser in einer Suche mit einbezogen werden kann. Zudem wird nur die aktuellste Version eines Dokumentes in der Suche aufgeführt, damit Sie stets mit dem aktuellen Stand arbeiten können.

Vertraute Ansichten

Aufgrund der bekannten Windows Explorer-Schnittstelle, ist Ihnen die Arbeitsoberfläche bereits bekannt und Sie sind damit vertraut. Außerdem lassen sich die Ansichten je nach Bedarf einrichten, sodass Sie immer genau das sehen, was Sie auch sehen möchten.

Melden Sie sich für unseren M-Files Newsletter an.

Office Integration

M-Files kann problemlos in Office-Anwendungen von Microsoft integriert werden. Sie können so jedes Office-Dokument direkt in M-Files ablegen oder auch aus M-Files heraus bearbeiten. Ebenso können Sie die Office-Dokumente bereits durch eine Vorschau direkt in M-Files betrachten.

Freigeben und Teilen von Dateien

Mit M-Files sparen Sie jegliche E-Mail-Anhänge, da Sie nur eine Verknüfpung per Mail verschicken. Dank der Berechtigungsstufen, können Sie auch einem Dritten das jeweilige Dokument zur Verfügung stellen, ohne dass dieser Zugriff auf weitere Dokumente hat.

Mobiler Zugriff

Sie können mobil oder von zu Hause ebenso auf Ihre Daten zugreifen, wie wenn Sie sich im Büro befinden. Ebenso können Sie Dokumente digitalisieren, annehmen und auch genehmigen.

Ordnerlose Struktur

Eine Inhaltsbezogene Sortierung ist nicht möglich? M-Files sorgt dafür, dass es funktioniert.
Die Dokumente werden nach Ihren Inhalten sortiert und können ebenso gefunden werden.
Alle Versionen des Dokuments sind somit auf der Stelle auffindbar.

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E-Signing

Rechtliche und technische Anforderungen werden von M-Files abgedeckt. So können Sie auch von Unterwegs wichtige Dokumente jederzeit Unterzeichnen.

Workflow-Optimierung

Anhand der Berechtigungsstufen erkennt M-Files, welche Benachrichtigungen an den jeweiligen Benutzer versendet werden oder auch nicht. Außerdem sind Ihre Geschäftsabläufe stets Auditkonform.

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Vorlagen

Erstellen Sie Vorlagen für alle möglichen Dokumententypen, um Konformitäts- und Rechtsprobleme auszuschließen.

M-Files®lokal_cloud_hybrid

Egal ob Sie Ihre Dokumente lokal auf Ihren eigenen Servern speichern oder ob Sie diese Dokumente in einer Cloud speichern. M-Files unterstützt lokale und cloudbasierte Speicherung Ihrer Daten und Dokumente.
Ebenso ist es problemlos möglich, den Cloud-Tresor in eine bestehende lokale Umgebung zu integrieren und somit eine hybride Lösung zu schaffen.

Berechtigungen

Die Berechtigungen in M-Files sorgen für ein klassengesteuertes Berechtigungsprinzip, das dazu führt, dass die Benutzer nur Zugriff auf die für Ihre Klasse freigegebenen Dokumente erhalten. Sie müssen dadurch nicht mehr verschiedene Laufwerke anlegen mit den entsprechenden Zugriffsberechtigungen, sondern weisen jedem einzelnen Dokument eine Klasse zu.

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Einscannen per OCR

Dank intelligenter Zeichenerkennung, können Sie jedes Dokument mit einem MFP oder auch einem Smartphone einscannen und in M-Files hinterlegen. Dank der Dokumentenvorlagen kann jedes eingescannte Dokument automatisch klasssifiziert werden.

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Kommentarfunktion

In M-Files kann jedes Dokument kommentiert werden, ohne dass das jeweilige Originaldokument verändert wird. Ebenso besteht die Möglichkeit ein kommentiertes Dokument mit den Kommentaren zu drucken. Ebenso können Sie sich alle Kommentare auf einen Blick anzeigen lassen.

M-Files ist darüber hinaus für jeden Unternehmensbereich einsetzbar. Ob IT oder Personalwesen, ob Buchaltung oder Vertrieb, M-Files hat für jede Funktion in Ihrem Unternehmen die passenden Vorteile zur Organisation der Dokumente.
Zudem ist M-Files® kompatibel mit diversen ERP- und CRM-Systemen zur einfacheren Integration der bestehenden Dokumente.
Schaffen Sie mehrere verschiedene ECM (Enterprise Content Management)-Systeme ab!
Mit M-Files® haben Sie ein ECM für alle Bereiche des Unternehmens!

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