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Welche Dokumente spielen eine Rolle?

80% der Unternehmensdokumente sind in den meisten Fällen unwichtig.
Lediglich 20% der vorhandenen Dokumente spielen eine wichtige Rolle.

Klicken Sie auf eine der unten aufgeführten Kategorien
um mehr über die vielen Einsatzmöglichkeiten von M-Files® zu erfahren.

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Unternehmensfunktion

Finanzen/Buchhaltung

M-Files hilft Organisationen dabei, Regularien einzuhalten und bietet stets einen direkten und schnellen Zugang zu Daten, Dokumenten und Information.

Ob Sie sich nun mit der Buchhaltung, den Kreditoren oder der Gehältern beschäftigen – Niemand wird bezahlt ohne Ihre Mitwirkung.

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Gestalten Sie Ihr Unternehmen auditkonform

M-Files® registriert sämtliche Versionen aller Dokumente für Sie. Sehen Sie zu jedem beliebigen Zeitpunkt den gesamten Verlauf aller Inhalte Ihres Unternehmens ein. Die Einhaltung der GoBD ist mit M-Files® mühelos zu leisten.

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Schnelleres Verarbeiten von Rechnungen

Das digitale Verarbeiten von papierhaften oder elektronischen Eingangsrechnungen und deren Freigabe ist schwierig, wenn Sie alles manuell erledigen – M-Files gestaltet die Rechnungsstellung nachverfolgbar, da der gesamte Workflow automatisiert wird. Da bei M-Files die Verantwortung für jeden Arbeitsschritt genau definiert ist, können Nachrichten automatisch versendet werden.

Mobile Buchhaltung

Dank der M-Files-Mobile-Applikationen können Sie von unterwegs auf sämtliche Belege zugreifen – Egal wo Sie sich befinden und welches Mobilgerät Sie verwenden.

Records Management – Dokumentlebenszyklus

Um die langfristige Beweissicherung und die regelkonforme Vernichtung von Informationen kümmern Sie sich mit den Records-Management-Funktionen (im Deutschen häufig auch Schriftgutverwaltung genannt). Jedes Dokument, jedes Objekt trägt in M-Files seinen eigenen Lebenszyklus. – Kein Dokument geht verloren, sofern es nicht gewünscht ist.

1. Praxisbeispiel: M-Files® unterstützt Sie bei der monatlichen Buchführung!

M-Files unterstützt den Mandanten bei der Buchführung.

Pierre Aselmeyer

Geschäftsführer, Zelmer & Aselmeyer Steuerberatungsgesellschaft mbH

Backoffice/Administration

Vom Einkauf über die Logistik bis hin zur Verwaltung stellt der reibungslose innerbetriebliche Ablauf eine zeitaufwändige und anspruchsvolle Aufgabe dar. – M-Files rückt das Backoffice in den Mittelpunkt, indem es die Informationen, Aufgaben und Dokumente sinnvoll organisiert und alle Geschäftsabläufe transparent gestaltet.

Mir hilft M-Files® jeden Tag, weil ich auch mobil jederzeit den vollen Zugriff auf meine Dokumente habe.

Torben Bues, Projektmanager

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Eine Version von jedem Dokument

Was wäre, wenn alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen die richtigen Produktetiketten, Lieferscheine und andere Dokumente selbstständig schnell und problemlos auffinden würde? – Bei M-Files ist jeweils nur eine einzige Version von jedem Dokument vorhanden.

Transparenz und Überblick in allen Projekten

Während des gesamten Projektablaufs ständig den Überblick zu wahren, ist ein schwieriges Unterfangen. Ob Sie nun mit der Lagerhaltung, dem Transport oder Verteilung beschäftigt sind. – M-Files gibt Ihnen und Ihren Mitarbeitern einen unmittelbaren Zugang zu allen notwendigen Informationen aus Datenbanken, Dokumenten und Medien.

Automatisierte Workflows

Die manuelle Abwicklung von tagtäglichen Arbeitsabläufen ist eine Zeitverschwendung. M-Files automatisiert betriebliche Workflows, wie sie beispielsweise Annahme von Bestellungen darstellt. – Mit M-Files machen Sie kurzen Prozess: Abläufe werden zentral administriert, Mitarbeiter über notwendige Schritte benachrichtigt und die Konsistenz überwacht. Optional gibt es sogar ein leistungsstarkes Reporting.

Lieferanten und Partner einbeziehen

Wer gute Lieferanten hat, produziert bessere Ergebnisse. M-Files hilft beim Aufbauen und Erhalten von engeren und belastbareren Beziehungen zu Ihren Lieferanten, indem alle Informationen aus Dokumenten, Datenbanken und Medien von überall her zugänglich ist – bei Bedarf sogar direkt über Ihr ERP- oder CRM-System.

Benötigen Sie alle Informationen auf einen Blick?

Personalwesen

Vom Anwerben, über das Einstellen bis hin zur Ausbildung und Gewährung von Boni, vertrauen sämtliche Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen auf Sie – auch auf Ihre Diskretion. – M-Files hilft Ihnen dabei, die Personalakten zu führen und die Kommunikation mit allen Beteiligten vertrauensvoll zu gestalten.

Mir hilft M-Files® jeden Tag, weil automatisierte Workflows die Zusammenarbeit im Team stark beschleunigen.

Mike Witting, Einkauf

Aus- und Weiterbildung

Das Verwalten und Nachverfolgen von Ausbildungsanforderungen und Schulungseinheiten kann eine zeitaufwändige Angelegenheit sein. – M-Files ermöglicht das nahtlose Erstellen, Vervollständigen und Nachverfolgen von zugewiesenen Schulungseinheiten.

Mitarbeiter-Informationsmanagement

Die Verwaltung der Personalinformation ist eine obligatorische Verantwortung. – M-Files ist ein zentraler Speicherort, in dem die gesamten Informationen über Ihre Mitarbeiter gespeichert werden.

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Nachverfolgung der Zertifizierung

Da M-Files sämtliche Dokumentenarten personen- oder rollenbezogen speichert, sind Prüfungsanmeldungen, individuelle Absprachen, Empfehlungen von Vorgesetzten und Gesprächsprotokolle im gesicherten Kontext abrufbar. – Offene Aufgaben können nachverfolgt werden und die Zertifizierung von Mitarbeitern im QM-Kontext ist somit lückenlos.

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Schützen Sie vertrauliche Personaldaten

M-Files erlaubt das sichere Speichern von vertraulichen Personalunterlagen, die unternehmensweit von autorisierten Mitarbeitern der Firma abgerufen werden können. M-Files verwaltet die Zugriffsrechte automatisch und dynamisch, garantiert die Datensicherheit und hält den Zugriff im Rahmen Ihrer Rechte und Rollen aufrecht. – Wir nennen das metadatengestützte Zugriffsrechte.

VERTRIEB

Sie sorgen dafür, dass Geld in das Unternehmen fließt. Deshalb können Sie es sich nicht leisten, Zeit mit der Suche nach Dokumenten und Information zu verschwenden. Sie wollen rundum informiert sein und ein vollständiges Bild von Ihren Kundenbeziehungen haben. – M-Files sorgt dafür, dass alle Kundeninformation aus CRM, ERP und beliebigen Dokumenten zu Verträgen und Absprachen z.B. aus E-Mails stets zur Hand sind.

Mir hilft M-Files® jeden Tag, weil ich einen vollständigen Überblick über alle meine Projektkunden erhalte.

Sven Hillebrecht, Vertrieb

CRM 360°Rundum Blick

Bewahren sie sämtliche Information über Kunden und potenzielle Kunden lückenlos auf. – Erhalten Sie vollständigen Einblick in die Kundenbeziehungen und ihren zeitlichen Verlauf.

Finden Sie direkt und schnell, was Sie benötigen

Manchmal ist das Auffinden eines Dokuments gerade dann, wenn man es dringend benötigt, ein Ding der Unmöglichkeit. Wo wurde diese Datei gespeichert? Wer hat sie zuletzt bearbeitet?
Was wäre wenn dies keine Rolle spielen würde? – M-Files beseitigt das Datei-Chaos in herkömmlichen Ordnern ein für alle Mal, indem es die  Dateien inhaltsbezogen organisiert.

Spesenabrechnung

Niemand mag es, wenn er einen Stapel von Spesenbelegen nach einer Geschäftsreise einscannen muss. Dank M-Files ist die Aktualisierung der Spesenbelege ein Kinderspiel. – Machen Sie ein Foto des Belegs mit dem Smartphone während Sie auf Reisen sind, speichern Sie sie in M-Files, indem Sie die M-Files Mobile-Applikation verwenden und der Spesenabrechnungsbericht wird automatisch in Gang gesetzt.

M-Files ist kompatibel

Kommunikation ist gerade im Vertrieb der Schlüssel für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung und Ihre Business-Software stellt dabei keine Ausnahme dar. M-Files kommuniziert mit anderen Systemen, damit Sie immer finden, was Sie suchen, egal wo Sie sich aufhalten. – M-Files lässt sich optimal in andere CRM- und ERP-Lösungen und andere Geschäftsanwendungen integrieren, sodass die gesamte Information des Unternehmens zentralisiert vorgehalten wird. So sind Sie jederzeit auskunftsfähig – übrigens auch offline und mobil.

Haben Sie noch weitere Fragen in Bezug auf M-Files®?

Anwendungsbereiche

DOKUMENTENMANAGEMENT (DMS)

Die Dokumentenverwaltung von M-Files gestattet es den richtigen Personen umgehend auf die richtigen Dateien zuzugreifen.

Dokumente schützen, während jederzeit darauf zugegriffen werden kann.

Es ist wichtig, Inhalte zu schützen und gleichzeitig allen Mitarbeitern im Unternehmen den Zugriff auf die von ihnen benötigten Inhalte zu gewährleisten. – M-Files sorgt durch dynamische Berechtigungen jederzeit dafür, dass alle Mitarbeiter den nötigen Zugriff erhalten, den sie brauchen.

Dokumente sofort auffinden

Manchmal ist das Auffinden eines Dokuments gerade dann, wenn man es dringend benötigt, ein Ding der Unmöglichkeit. – M-Files beseitigt das Datei-Chaos in herkömmlichen Ordnern ein für alle Mal, indem es die Dateien inhaltsbezogen organisiert.

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Eine Version von jedem Dokument

Was wäre, wenn alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen die richtigen Produktetiketten, Lieferscheine und andere Dokumente selbstständig schnell und problemlos auffänden? – Bei M-Files ist jeweils nur eine einzige Version  jedes Dokuments vorhanden.

Teilen und zusammenarbeiten

Ob Sie jemandem ein Dokument zusenden oder mit anderen Arbeitskollegen zusammen arbeiten wollen, M-Files hilft Ihnen dabei, alles nahtlos zu dokumentieren und zu organisieren.

Haben Sie Lust auf ein kurzes Webinar?

In 30 Minuten zeige ich Ihnen wie modernes Dokumentenmanagement funktionert.

Sven Hillebrecht

VERTRAGSMANAGEMENT (CONTRACT LIFECYCLE MANAGEMENT CLM)

Das manuelle Verwalten von Verträgen ist ein zeitraubendes und ressourcenintensives Unterfangen. – M-Files bietet Ihnen die Möglichkeit zu jederzeit die wichtigsten Informationen wie Laufzeiten, Partner oder auch beteiligte Mitarbeiter abzurufen.

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Verträge schneller prüfen und annehmen

Das Verwalten und Nachverfolgen von vertragsbezogenen Worksflows ist zeitintensiv. M-Files hilft Ihnen dabei, Zeit zu sparen, da Verfahrensabläufe automatisiert werden. – Mit M-Files wird die Verantwortung für jeden Arbeitsschritt genau definiert. Dadurch können Benachrichtigungen automatisch versendet werden.

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Papierbasierte Abläufe ersetzen

M-Files ersetzt die ineffizienten und fehleranfälligen papierbasierten Abläufe mit dem einzigartigen Ansatz zur Speicherung und dynamischen Organisation sämtlicher Verträge und Vertragsunterlagen.

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Wichtige Daten schützen

M-Files erlaubt das sichere Speichern von vertraulichen Informationen, die unternehmensweit von autorisierten Mitarbeitern der Firma abgerufen werden können.

Von überall auf alles zugreifen

Verträge einsehen und Abläufe verwalten- dank der M-Files-Mobile-Applikationen für iPhone, iPad sowie für Smartphones unter Android und Windows Phone kein Problem.

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PROJEKTMANAGEMENT

Das Planen, Organisieren und Leiten von Projektressourcen und Abläufen kann entmutigend und nicht enden wollend erscheinen. – M-Files bietet Ihnen auf einen Blick die Zugriffrechte, sämtliche Fristen und noch zu erledigende Aufgaben.

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Alles an einem Ort

Das Verwalten und Nachverfolgen von vertragsbezogenen Worksflows ist zeitintensiv. M-Files hilft Ihnen dabei, Zeit zu sparen, da Verfahrensabläufe automatisiert werden. – Mit M-Files wird die Verantwortung für jeden Arbeitsschritt genau definiert. Dadurch können Benachrichtigungen automatisch versendet werden.

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Papierbasierte Abläufe ersetzen

M-Files ersetzt die ineffizienten und fehleranfälligen papierbasierten Abläufe mit dem einzigartigen Ansatz zur Speicherung und dynamischen Organisation sämtlicher Verträge und Vertragsunterlagen.

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Wichtige Daten schützen

M-Files erlaubt das sichere Speichern von vertraulichen Informationen, die unternehmensweit von autorisierten Mitarbeitern der Firma abgerufen werden können.

Von überall auf alles zugreifen

Verträge einsehen und Abläufe verwalten- dank der M-Files-Mobile-Applikationen für iPhone, iPad sowie für Smartphones unter Android und Windows Phone kein Problem.

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MARKETING UND VERTRIEB

Ihr Unternehmen setzt auf CRM-Programme, um mit Kunden, Interessenten und anderen Kontakten zu kommunizieren. – M-Files ist in der Lage, Ihre bestehende CRM-Lösung mit M-Files zu verknüpfen, sodass eine nahtlose Verbindung zwischen Ihrer zentralen Verkaufsplattform und der Dokumentenverwaltung hergestellt wird.

M-Files garantiert eine hohe Benutzerakzeptanz

Die größte Herausforderung bei der Bereitstellung eines Systems besteht darin, dass es auch alle benutzen. Da sich M-Files an die Arbeitsweise der Benutzer anpasst, erfolgt die Gewöhnung an die neue Arbeitsweise in Rekordzeit. – M-Files ist intuitv bedienbar und kompatibel zu nahezu allen anderen Programmen.

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Alles an einem Ort

Das Verwalten und Nachverfolgen von vertragsbezogenen Worksflows ist zeitintensiv. M-Files hilft Ihnen dabei, Zeit zu sparen, da Verfahrensabläufe automatisiert werden. – Mit M-Files wird die Verantwortung für jeden Arbeitsschritt genau definiert. Dadurch können Benachrichtigungen automatisch versendet werden.

M-Files ist kompatibel

Kommunikation ist der Schlüssel für jede Geschäftsbeziehung und Ihre Business-Software stellt dabei keine Ausnahme dar. – M-Files lässt sich problemlos in CRM- und ERP-Systeme integrieren, sodass alle Unternehmensinformationen zentralisiert zu finden sind.

Teilen und zusammenarbeiten

Ob Sie jemandem ein Dokument zusenden oder mit anderen Arbeitskollegen zusammen arbeiten wollen, M-Files hilft Ihnen dabei, alles nahtlos zu dokumentieren und zu organisieren.

Branchen

Produktion

Gestalten Sie aus Ideen reale Produkte. Von der Maschinenindustrie bis hin zur chemischen und metallurgischen Industrie ist das Sicherstellen einer gleichbleibenden Qualität und das schnelle Zugreifen auf wichtige Informationen eine vordergründige Anforderung.

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Risiken im Zusammenhang mit der Erfüllung von Richtlinien und Normen reduzieren

Das Nichteinhalten von Vorschriften kann riskant und kostspielig sein. Von der ISO 9001 bis hin zur FDA 21 CFR Part 11 – die Aufgabe besteht darin, dass Sie konform auftreten.

Projektleitung

Während des gesamten Projektablaufs den Überblick zu wahren, ist ein schwieriges Unterfangen. Ob Sie nun mit der Lagerhaltung, dem Transport oder Verteilung beschäftigt sind.

Automatisieren von Workflows

Die manuelle Verwaltung von tagtäglichen Arbeitsabläufen ist eine Zeitverschwendung. M-Files automatisiert betriebliche Workflows, wie sie beispielsweise beim Ändern oder der Annahme von Bestellungen auftreten.

Lieferantenverwaltung

Die Beziehung zu den Lieferanten Ihres Unternehmens erfordert eine strategische Planung, damit der gesamte Austausch von Information, der zwischen den Lieferanten und Ihrer Firma stattfindet, überwacht und gespeichert werden kann.

Haben Sie Lust auf ein kurzes Webinar?

In 30 Minuten zeige ich Ihnen wie modernes Dokumentenmanagement funktionert.

Sven Hillebrecht

Logistik

Produkte von Ort A zu Ort B zu bringen, erfordert eine genaue Planung und Dokumentation. – M-Files automatisiert die Rechnungserstellung und alle wichtigen Abläufe, die im Zusammenhang mit dem Versand und dem Erhalt der Ware stehen: Prüfung, Vertragsgenehmigung und vieles mehr.

Abläufe automatisieren

M-Files automatisiert die Logistik-Workflows, die im Zusammenhang stehen mit der Produktionsplanung, dem Bestellablauf und der Lieferantenverwaltung.

Finden Sie umgehend alles, was Sie benötigen

M-Files beseitigt das Dateichaos in herkömmlichen Ordnern ein für alle Mal. Es organisiert die Dateien inhaltsbezogen, sodass Sie nie mehr darüber nachdenken müssen, wo die Datei gespeichert wurde und welche die aktuelle Version ist.

M-Files ist kompatibel

Kommunikation ist der Schlüssel für jede Geschäftsbeziehung und Ihre Business-Software stellt dabei keine Ausnahme dar. – M-Files lässt sich problemlos in CRM- und ERP-Systeme integrieren, sodass alle Unternehmensinformationen zentralisiert zu finden sind.

Von überall auf alles zugreifen

Sie können orts- und geräteunabhängig Prüfzertifikate, Beschriftungen und Frachtbriefe prüfen und genehmigen, Rechnungen anzeigen und Belege einscannen.

Immobilien

Sie wissen besser als alle anderen, wie schnell die Entwicklungen auf dem Immobilienmarkt voranschreiten. Egal ob Sie ein Makler oder Kapitalgeber sind, wenn Sie zu viel Zeit für die Genehmigung von Krediten und sonstigen Abläufen verschwenden, sind Sie stark im Nachteil. Dank M-Files können Sie sofort auf die aktuellen Versionen der Verkaufsberichte, Umfragen und Bewertungen zugreifen. Des Weiteren sind Sie in der Lage, die Prüfung und Annahme von Kauf- und Mietverträgen zu automatisieren.

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Alles an einem Ort

Das Verwalten und Nachverfolgen von vertragsbezogenen Worksflows ist zeitintensiv. M-Files hilft Ihnen dabei, Zeit zu sparen, da Verfahrensabläufe automatisiert werden. – Mit M-Files wird die Verantwortung für jeden Arbeitsschritt genau definiert. Dadurch können Benachrichtigungen automatisch versendet werden.

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Verträge schneller prüfen und annehmen

Als Immobilienmakler verbringen Sie einen Haufen Zeit mit der Verwaltung von Verträgen. M-Files hilft Ihnen dabei, Zeit zu sparen, da Verfahrensabläufe automatisiert werden, wie dies beispielsweise beim Vertragsmanagament (Contract-Lifecycle-Management) der Fall ist.

Von überall auf alles zugreifen

Sie können orts- und geräteunabhängig Prüfzertifikate, Beschriftungen und Frachtbriefe prüfen und genehmigen, Rechnungen anzeigen und Belege einscannen.

Teilen und zusammenarbeiten

Ob Sie jemandem ein Dokument zusenden oder mit anderen Arbeitskollegen zusammen arbeiten wollen, M-Files hilft Ihnen dabei, alles nahtlos zu dokumentieren und zu organisieren.

Benötigen Sie alle Informationen auf einen Blick?

Architektur, Ingenieur- und Bauwesen

Die Konzepterstellung, Planung und Herstellung von Produkten zieht unzählige Dokumente und Pläne nach sich. M-Files speichert stets die aktuelle Version des Dokuments in Ihrem Betrieb ab. Das Auffinden und der Zugriff auf AutoCAD-Zeichnungen, Baupläne, Vorschläge, Gebote usw. geht schnell und reibungslos von statten.

Abläufe automatisieren

M-Files automatisiert die Logistik-Workflows, die im Zusammenhang stehen mit der Produktionsplanung, dem Bestellablauf und der Lieferantenverwaltung.

Finden Sie umgehend alles, was Sie benötigen

M-Files beseitigt das Dateichaos in herkömmlichen Ordnern ein für alle Mal. Es organisiert die Dateien inhaltsbezogen, sodass Sie nie mehr darüber nachdenken müssen, wo die Datei gespeichert wurde und welche die aktuelle Version ist.

Von überall auf alles zugreifen

Sie können orts- und geräteunabhängig Prüfzertifikate, Beschriftungen und Frachtbriefe prüfen und genehmigen, Rechnungen anzeigen und Belege einscannen.

Teilen und zusammenarbeiten

Ob Sie jemandem ein Dokument zusenden oder mit anderen Arbeitskollegen zusammen arbeiten wollen, M-Files hilft Ihnen dabei, alles nahtlos zu dokumentieren und zu organisieren.